Flexible Unterstützung durch Virtuelle Assistenz

Gewinne mehr Zeit für dein Business

Du ertrinkst in Arbeit, weil z. B. bald eine wichtige Veranstaltung ansteht, das Telefon permanent klingelt, du aber noch die Buchhaltung machen musst, Deadlines drängen, und der letzte Post auf deinen Social-Media-Kanälen ist auch schon wieder eine Ewigkeit her? Die Lösung: Outsourcing von solchen zeitfressenden Aufgaben an Dienstleister. Flexible Unterstützung in deinem Unternehmen bieten dir Virtuelle Assistenten.

Virtuelle Assistenz (VA)

Die Virtuelle Assistenz, auch oft und gerne mit VA abgekürzt, ist ein neues Arbeitsmodell der Digitalisierung. Der Begriff hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt, das „virtuell“ steht für die digitale Zusammenarbeit. Virtuelle Assistenten sind im Grunde Freelancer, die dir helfen, flexibel bestimmte Aufgabengebiete abzudecken – wo es eben gerade brennt.  Egal ob für Start-Ups, Einzelunternehmer oder mittelständische Unternehmen – die Virtuelle Assistenz ist eine Unterstützung bei der täglichen oder auch projektbezogenen Arbeit, ohne dafür jemanden fest einzustellen. Jeder kommt ab und zu in Situationen, in denen man gern Arbeit abgeben möchte, für die man keine Kapazitäten oder auch keinen Kopf hat, oder bei denen spezielles Können benötigt wird.

Ein/e gute/r Virtueller Assistent/in kann sich zu deiner rechten Hand entwickeln und dir den Rücken in vielen Bereichen frei halten. Neue Ideen und Projekte können entstehen.

Auch wenn du zu Beginn nur wenige Stunden in der Woche oder im Monat abzugeben hast – das verschafft dir mehr Zeit, um an deinem eigenen Business zu arbeiten. Du wirst entlastet und gewinnst Freiräume, um in Ruhe an deinen Konzepten oder Produkten zu arbeiten.

Und auch für Einzelunternehmer ist die virtuelle Assistenz eine gute Unterstützung. Als Unternehmer sollte man nicht den ganzen Tag an den Alltagsaufgaben arbeiten, sondern an der Strategie und Vision, und an umsatzproduzierenden Tätigkeiten. Eine fest angestellte Kraft für diese Aufgaben können sich aber viele Gründer, Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen oft nicht leisten.

Du kannst flexibel wochen- oder monatsweise entscheiden, wie viele Stunden du gerne mit einer VA zusammenarbeiten möchtet. Es entstehen keine fixen Kosten, keine Lohnnebenkosten; keine Kosten für Logistik oder Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Noch ein großer Vorteil: Virtuelle Assistenten bringen oft ein breit gefächertes Wissen sowie Erfahrung mit und kümmern sich selber gewissenhaft um stetige Weiterbildung in ihrer Freizeit.

Wobei unterstützen virtuelle Assistenten?

Serviceleistungen eine/s VA

Die Services von VA’s sind sehr breit gestreut. Kaum ein/e virtueller Assistent/in gleicht von den Kompetenzen eines anderen. Viele übernehmen allgemeine Büroarbeiten wie Recherchen, Kundenservices, Reisebuchungen, Buchhaltung, oder Social Media, Online-Marketing, Texten, Eventmanagement, Podcast-Services, Webdesign, und vieles vieles mehr. Die Liste der möglichen Aufgaben ist sehr lang. Vielleicht fallen dir selber auch gerade Aufgaben aus eurem Berufsalltag ein, die du an eine VA outsourcen kannst.  Wenn du dir unsicher bist, kannst dir auch eine Liste machen an einem deiner Arbeitstage, und aufschreiben, mit was du den ganzen Tag deine Zeit verbringst und was du davon abgeben kannst.

Meine eigenen Serviceleistungen

Die Virtuelle Assistenz ist für mich so reizvoll, weil es eine Tätigkeit ist, in der ich viele meiner Steckenpferde vereinen kann, ohne mich auf eine einzige Tätigkeit spezialisieren zu müssen. Ich brauche die Vielfalt, sie reizt mich und lässt mich immer wieder neues entdecken. Viele wollen Spezialisten, aber bei diesem schnellen digitalen Wandel heutzutage sind auch Allrounder gefragt, die eine schnelle Auffassungsgabe haben und Lernbereitschaft zeigen. Durch die Zusammenarbeit von Spezialisten und Allroundern können tolle Innovationen entstehen.

Ich biete die folgenden Leistungen an:

  • Layout / Gestaltung von Printmedien, Flyern, Plakaten, Unterlagen, Visitenkarten, Banner, Anzeigen etc.
  • Bildbearbeitung – hauptsächlich Stapelbildbearbeitung für Fotografen, da ich selber auch fotografiere
  • Contenterstellung – Texten und Gestalten von Social-Media-Posts und Blogartikel
  • WordPress-Pflege – ich habe selber schon einige Websites erstellt und übernehme als VA gerne Aufgaben wie Shopartikel oder Blogartikel einstellen etc.
  • Backoffice – z. B. Reisebuchungen, Recherchen, Korrekturlesen von Texten
  • Eventmanagement – Ich habe schon viele kleine und großen Messen, Feiern und Schulungen organisiert und biete deshalb auch als VA Eventmanagement an wie die Recherche und Buchung von Locations, Unterkünften, Rahmenprogramm, Catering, Einladungen.

Auch wenn du in anderen Bereichen Unterstützung suchst oder meine Kapazität mal nicht reichen sollte – ich bin auch in Netzwerken mit anderen VA’s und kann deshalb auch leicht Aufgaben an Kolleginnen geben.

Die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten

Die Arbeit einer virtuellen Assistenz wird ohne eigentliche Präsenz vor Ort beim Unternehmen ausgeführt. Natürlich kann man auch hier individuelle Absprachen treffen, denn es ist nichts in Stein gemeißelt und flexibel. Kundenabsprachen werden neben E-Mails telefonisch oder auch mit Videotelefonaten über Programme wie Skype und Zoom abgehalten.

Die gearbeitete Zeit wird vom VA mittels Zeittracking-Programmen für die Kunden nachvollziehbar festgehalten und die Vergütung erfolgt nach Stundensätzen. Viele VAs bieten hier transparent Stundenpakete an, wie ich auch (Klick auf mein Angebot).

Die Qualität der Leistung, die du erhältst, hängt stark von der Qualität deines Inputs ab. Eine VA soll dir Zeit ersparen, anfangs musst du jedoch ein bisschen Zeit investieren, um die Aufgaben und dein Unternehmensbild zu erklären und Feedback zu geben.

Nutze für die Aufgabenbeschreibung Textdokumente, Projektmanagement-Tools wie z. B. Trello oder mache ein Video für komplexere Aufgaben, in welchem du die Abläufe erklärst. Das geht z. B. mit Loom sehr gut, das ist eine kostenlose Plattform, mit der man Bildschirm- oder Videoaufzeichnungen machen und teilen kann. Stelle also sicher, dass der Assistent alle notwendigen Infos und Zugänge hat. Für Webseiten und Dokumente kannst du zu Beginn auch eingeschränkte Zugänge vergeben und diese bei Bedarf wieder sperren. Kommunziere auch gewünschte Deadlines, die Prioritäten von verschiedenen Aufgaben, und ggf. auch, wie viele Stunden grob in eine Aufgabe investiert werden soll.

Die Kommunikation an sich sollte geklärt sein. Virtuelle Assistenten sind in der Regel nicht rund um die Uhr verfügbar. Die Kommunikationskanäle sollten auch nicht allzu bunt gemischt sein, damit man den Überblick nicht verliert.

Wie finde ich denn überhaupt eine passende Virtuelle Assistenz?

  1. Vorab sollte sich jeder Unternehmer überlegen, welche Aufgaben sinnvoll langfristig oder projektbezogen ausgelagert werden können. An eine/n VA kann alles ausgelagert werden, was man mit den digitalen Möglichkeiten durchführen kann. Zu Beginn eignen sich auch oft Aufgaben, die wenig Einarbeitung erfordern. Je besser man sich kennt, desto komplexer kann das werden.
  2. Überlege dir auch, was für Anforderungen deine/n VA erfüllen sollte – was für Fähigkeiten, ob sie zu bestimmten Zeiten erreichbar sein sollte etc.

Es gibt nicht unbedingt die EINE Virtuelle Assistenz, die alle deine Aufgaben übernehmen kann, du kannst dir auch ein kleines Team zusammenstellen.

  • Die Aufgabe sollte so detailliert wie möglich beschrieben sein. Am besten geht das in der Form einer Stellenausschreibung. Die kann auch gleichzeitig dein Aufgabenbriefing sein. Stell dich und dein Unternehmen kurz vor und beschreibe die zu bewältigende Aufgabe.
  • Gib die grobe benötigte Arbeitszeit an: Brauchst du die Unterstützung regelmäßig, ein paar Stunden die Woche, im Monat, oder nur projektbezogen? Danach richtet es sich auch, ob die VA’s noch freie Kapazitäten haben.
  • Wo findest du eine passende VA? Natürlich über Empfehlungen in deinem Netzwerk, du kannst aber auch auf Portalen oder in Facebook-Gruppen dein Gesuch ausschreiben. Bitte nimm Abstand zu den Billig-Assistenz-Agenturen, die es gibt – davon kann kein Selbstständiger leben und ich zweifle daran, dass dir diese Billiganbieter die Qualität, das eigene Mitdenken, den Servicegedanken und die menschliche Zusammenarbeit bieten können, da die Aufgaben dort i. d. R. auch oft unterschiedliche Menschen erledigen.

Wenn du ein paar dieser Sachen beherzigst, sollte einer guten Zusammenarbeit nichts mehr im Wege stehen. Dank deiner Virtuellen Assistenz wirst du endlich wieder mehr Zeit haben, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren!